Nie prawie każde nagranie nadaje się do bezpośredniego użycia bez wcześniejszego uporządkowania treści. W praktyce szybko okazuje się, że dźwięk, w szczególności dłuższy i wielowątkowy, wymaga przekształcenia w formę tekstową, która daje możliwość na wygodne operowanie informacją. Taki zapis ułatwia analizę, porównywanie fragmentów oraz wracanie do konkretnych wypowiedzi bez konieczności wielokrotnego odsłuchiwania całości.
Z doświadczenia wynika, że już na etapie pierwszego odsłuchu widać różnice w jakości materiału, co później wpływa na sposób jego opracowania i poziom szczegółowości zapisu.
W tym kontekście transkrypcje nagrań są traktowane jako proces wymagający nie tylko i wyłącznie wiernego odwzorowania słów, ale również uporządkowania struktury wypowiedzi. W praktyce pojawiają się sytuacje, w których rozmowy są przerywane, nakładają się na siebie lub zawierają dłuższe pauzy, co utrudnia zachowanie naturalnej ciągłości tekstu. W takich sytuacjach niezbędne jest podjęcie decyzji, jak oddać przebieg rozmowy w sposób czytelny, a jednocześnie zgodny z oryginałem. Na prawdę bardzo często zwraca się uwagę na to, że różne rodzaje nagrań wymagają odmiennego podejścia, ponieważ inaczej opracowuje się wywiad, a inaczej rozmowę kilku osób prowadzoną w mniej uporządkowanych ustaleniach.
W bardziej formalnych sytuacjach pojawia się transkrypcja do sądu, gdzie wyjątkową wagę przywiązuje się do dokładności i zgodności z prawdziwym przebiegiem wypowiedzi. W praktyce oznacza to konieczność zapisu bez pomijania bardzo poważnych elementów, nawet jeżeli już w powszechnym języku mogłyby one zostać uznane za nieistotne. Ważne staje się również zachowanie kolejności wypowiedzi a także oznaczenie osób biorących udział w rozmowie, co umożliwia odtworzyć pełny kontekst zdarzenia (zobacz również: transkrypcja cennik). Zdarza się, że materiał jest nieprosty technicznie, np przez hałas tła albo niewyraźną dykcję, co a dodatkowo wpływa na czas i sposób opracowania tekstu.
W szerszym ujęciu stenogram jest formą zapisu, która porządkuje wypowiedzi w sposób możliwie wierny, niemniej jednak równocześnie czytelny dla odbiorcy. W praktyce jego przygotowanie wymaga skupienia na szczegółach językowych, ponieważ nawet niewielkie różnice w zapisie mogą przerabiać sens wypowiedzi. Na prawdę często obserwuje się, że dopiero po przekształceniu nagrania w tekst możliwe staje się kompletne rozważenie przebiegu rozmowy, szczególnie gdy zawiera ona wiele wątków lub odniesień do wcześniejszych wypowiedzi. Dzięki temu materiał audio zyskuje formę, która pozwala na dalszą analizę bez konieczności odtwarzania go całkiem.
Sprawdź: stenogram.